A Abertura de Processo é uma etapa indispensável para todas as Fases, onde se estabelece a gestão documental necessária para a execução eficiente dos procedimentos definidos em projeto. Este método visa garantir que todos os documentos e informações relevantes estejam organizados e acessíveis, promovendo uma abordagem sistemática e transparente na gestão do projeto.
Durante esta fase, a equipa técnica procede à compilação e organização de toda a documentação necessária, incluindo informações técnicas, regulamentares e administrativas. A gestão documental é estruturada de maneira a facilitar a consulta e a atualização de informações ao longo do desenvolvimento do projeto. Cada documento é classificado e armazenado de forma a garantir a sua integridade e acessibilidade, promovendo a eficiência na comunicação e na troca de informações entre os membros da equipa e outras partes interessadas.
Além disso, a abertura do processo inclui a elaboração de um plano de trabalho que delineia as etapas a serem seguidas, os prazos a respeitar e as responsabilidades atribuídas a cada membro da equipa. Este plano serve como um guia que orienta o desenvolvimento do projeto, assegurando que todas as atividades sejam realizadas de acordo com os objetivos estabelecidos.
A Abertura de Processo também envolve a definição de um sistema de monitorização que permite avaliar o progresso do projeto em tempo real. A monitorização contínua é crucial para identificar eventuais desvios em relação ao plano original e para implementar ações corretivas sempre que necessário, garantindo que os objetivos do projeto sejam alcançados de forma eficaz e eficiente.